Operations Assistant – Office & Recruiting (Minijob) [all genders]

Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag funktioniert und organisatorisch in den verschiedenen Bereichen alles rundläuft.
Dein fester Verantwortungsbereich ist unser Office Management. Während sich unser People-Team künftig stärker auf Recruiting, HR und Mitarbeitendenentwicklung fokussiert, übernimmst du organisatorische, administrative und operative Aufgaben, die im Hintergrund oft unsichtbar sind, aber entscheidend dafür, dass ein Unternehmen reibungslos läuft.
Gleichzeitig unterstützt du unser Team flexibel dort, wo gerade Unterstützung gebraucht wird, zum Beispiel in der Teamorganisation, im Backoffice oder im Recruiting und Bewerbermanagement.
Du behältst den Überblick, koordinierst offene Themen, hältst zuverlässig nach und packst auch bei spontanen Aufgaben mit an.

Kurz gesagt:
Du bist unser organisatorischer Allrounder, übernimmst Verantwortung für unser Office und sorgst auch darüber hinaus dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.


Deine konkreten Aufgaben

Office Management & Büroorganisation

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Organisation von Kaffee, Getränken und Verbrauchsmaterialien
• Sicherstellung einer angenehmen und funktionierenden Büroatmosphäre
• Betreuung von Gemeinschaftsflächen, Küche und Besprechungsräumen
• Unterstützung bei kleinen Feel-Good-Themen im Büroalltag

Assistenz & Tagesorganisation

• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
• Termin- und Kalenderkoordination
• Organisation von Meetings
• Unterstützung bei Reisebuchungen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten

Recruiting-Support & Bewerbermanagement

• Organisatorische Unterstützung unseres HR-Teams im Bewerbermanagement
• Unterstützung im Bewerbermanagement für FRANZ//ROSA so visible sowie im Rahmen unserer Recruiting-Dienstleistung FRANZ//ROSA so attractive auch für externe Kunden
• Telefonische Kontaktaufnahme mit Bewerbenden
• Terminvereinbarung und Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Anforderung fehlender Unterlagen und Nachverfolgung offener Themen
• Pflege und Aktualisierung von Bewerberdaten
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Bewerbenden, Kunden und internen Ansprechpartnern

Backoffice & Organisation

• Administrative Unterstützung bei Kunden- und internen Projekten
• Nachhalten organisatorischer To-dos
• Unterstützung bei Bestellungen im Team
• Übernahme kleiner organisatorischer Sonderaufgaben

Operations & Struktur

• Unterstützung bei der Pflege und Organisation interner Systeme
• Dokumentation einfacher Abläufe
• Mitwirkung bei der schrittweisen Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse
• Unterstützung bei der Übergabe und Dokumentation bestehender Office-Prozesse

Zeiterfassung (optional)

• Kontrolle offener Zeiterfassungen
• Erinnerungen an Mitarbeitende
• Unterstützung bei organisatorischen Rückfragen

Das bringst du mit

• Erste Erfahrung im Office Management, Assistenz, Backoffice oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Idealerweise erste Erfahrung im Recruiting, Bewerbermanagement oder in einer telefonischen Service- bzw. Kommunikationsrolle
• Freude am Telefonieren und an der Kommunikation mit Menschen
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und Überblick auch bei mehreren Themen gleichzeitig
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Nice-to-have

• Erfahrung im Bewerbermanagement oder Recruiting
• Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen (Personio, Factoria)
• Erfahrung mit Teamleader Orbit
• Erfahrung in Agenturen, Dienstleistungsunternehmen oder modernen Büroumgebungen
• Interesse an Prozessoptimierung und Organisation

Rahmenbedingungen

• Idealerweise ein bis zwei feste halbe Tage pro Woche vor Ort in unserem Büro in München
• Die übrige Arbeitszeit kann – je nach Aufgaben und Abstimmung – flexibel gestaltet werden

Diese Rolle passt nicht zu dir, wenn …

• du dich in einer unterstützenden Rolle zwischen Office, HR, GF und Team nicht wohlfühlst
• du nicht gerne telefonierst oder regelmäßig mit Bewerbenden kommunizieren möchtest
• du dich nicht gerne um wiederkehrende organisatorische Aufgaben kümmerst
• du lieber eigene Projekte leitest, statt andere Bereiche im Hintergrund zu entlasten
• du dich schnell daran störst, wenn Aufgaben kleinteilig, praktisch oder spontan sind
• du Ordnung, Nachhalten und Struktur nicht als wichtigen Teil guter Teamarbeit siehst

• Flexible Minijob-Stelle mit hoher Eigenverantwortung
• Mischung aus Office Management, Organisation und Backoffice
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, HR und Team
• Strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
• Moderne Arbeitsumgebung mit viel Gestaltungsspielraum

• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Teilweise mobiles Arbeiten möglich
• Modernes Büro in München
• Hochwertiger Kaffee & Tee sowie frisches Obst
• Subventioniertes Mittagessen
• Wellpass & weitere Corporate Benefits
• Wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen